Gestionar la tesorería de tu empresa es crucial para que sobreviva y prospere. Por eso hemos unido fuerzas con Wayflyer, la solución de financiación líder para tiendas de comercio electrónico en crecimiento, para compartir un perspicaz artículo de su jefe de ventas en Australia, Brian Renvoize, que resume seis consejos clave que debes tener en cuenta a la hora de gestionar el flujo de caja de tu comercio electrónico.
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Una pregunta que el asesor y experto en comercio electrónico Paul Waddy recibe con frecuencia es: "¿Cuánto efectivo necesito en mi negocio?". Suele ir seguida de cerca por: "¿Cuánto inventario necesito?". La respuesta a ambas reside en lograr un equilibrio saludable mediante una buena gestión del efectivo.
"Tu dinero siempre está vinculado a tu producto, así que necesitas ese apalancamiento operativo", afirma.
Waddy cuenta con más de 12 años de experiencia en comercio electrónico. Ocupó el puesto número 2 en la lista de Inside Retail de las 50 personas más importantes del comercio electrónico, y es un experimentado asesor de algunas de las marcas de comercio electrónico más conocidas de Australia.
Hablamos con Waddy sobre sus principales consejos de gestión de tesorería para mantener su empresa saneada y orientada al crecimiento. Una sólida estrategia de gestión de tesorería hará que tu negocio sea más resistente y te permitirá sacar dinero de tu empresa con tranquilidad.
Cualquier empresa de comercio electrónico debe tener existencias suficientes para cubrir los plazos de fabricación y satisfacer la demanda hasta que llegue el siguiente lote. Y lo que es más importante, deben tener existencias suficientes para hacer frente a las fluctuaciones de las ventas, de modo que no se queden sin efectivo si la demanda aumenta antes de que llegue un nuevo lote.
Si nos fijamos en las empresas que importan sus productos, normalmente hay que prever un plazo de fabricación de 8 semanas, más otras 4 semanas para el envío. Esta escasez en la cadena de suministro es uno de los mayores retos a los que se enfrentan los fundadores del comercio electrónico en la gestión del inventario. La recomendación de Waddy es tener a mano al menos 12 semanas de inventario, y posiblemente hasta 16 semanas, para estar seguros.
"Lo que deberíamos hacer es mantener un inventario suficiente para decir: 'Quiero tener un mes de datos de ventas de esto', y entonces puedo ir y reemplazar mi pedido, de modo que justo cuando estoy vendiendo todo, el inventario está llegando", dice Waddy.
Para evaluar su inventario, Waddy también recomienda comprobar la cobertura de la semana o del mes en función de sus datos de ventas.
Cómo seguirlo: "Yo animaría a cualquiera a que comprobara su cobertura del mes, es decir, cuántas existencias tengo ahora mismo a nivel de ventas", dice. "Si estoy haciendo un millón de dólares en ventas y tengo 3 millones de existencias a mano, tengo 3 meses de cobertura".
Con esos datos, podrá determinar con qué rapidez se agotarán las existencias y cuándo tendrá que volver a hacer un pedido. Esto también le ayudará a saber cuándo corre el riesgo de tener demasiado inventario cuando llegue su próximo pedido. No querrás tener demasiado efectivo invertido en inventario. Haz números y, si te acercas a final de mes y tienes demasiadas existencias, es hora de hacer una venta.
Aunque encontrar y mantener los niveles de inventario adecuados es importante, no puede ser su único objetivo. También necesita tener dinero en el banco para captar nuevos clientes y hacer avanzar su negocio a largo plazo. Además, necesita dinero en efectivo para resistir esos periodos difíciles en los que algo va mal. Mantener al menos 10 semanas de efectivo en el banco le proporciona un colchón para capear cualquier temporal y operar con cierto margen de maniobra.
"Necesitas tener dinero en tu cuenta bancaria para contratar a gente nueva, pagar salarios, hacer marketing y todas esas otras cosas que se necesitan a medida que creces", dice Waddy.
En los últimos años también hemos visto muchos factores que han afectado a los minoristas y a sus márgenes de beneficio, ya sean cierres por pandemias, retrasos en los envíos o inflación. La mejor manera de protegerse frente a factores que escapan a su control es dejar un margen de seguridad que permita a su empresa mantenerse aunque las ventas o los ingresos sufran un fuerte revés.
Waddy señala la pandemia como ejemplo de cuando muchas empresas quedaron expuestas porque no tenían suficiente efectivo a mano para sobrevivir a condiciones turbulentas.
"Vimos el cuadro de honor de empresas que quebraron durante el COVID. ¿Por qué? Porque se quedaron sin dinero", afirma. "La muerte de esas empresas empezó mucho antes de COVID. Algunas quebraron en cuestión de semanas. No tenían ni dos semanas de liquidez. Otras se salvaron porque tenían dinero y salieron fortalecidas".
Cómo seguir adelante: Planifica un día lluvioso y conserva efectivo incluso cuando estés creciendo. Para saber cuánto necesitas, Waddy recomienda sumar sólo los gastos fijos de 10 semanas: salarios del personal, alquiler y servicios públicos, por ejemplo. Esa es la cifra a la que debes aspirar. De lo contrario, podría ser demasiado tarde para acceder a la financiación de los proveedores cuando realmente la necesites, porque es más probable que te vean como un riesgo.
Las caídas y picos extremos en la cuenta de pérdidas y ganancias de un mes a otro pueden ser señal de un error contable, y es conveniente corregirlo.
Este error puede afectar a minoristas de cualquier tamaño, no sólo a las nuevas empresas, por lo que es algo que todo fundador de una empresa de comercio electrónico debe tener en cuenta. Las empresas que no ofrecen grandes descuentos y tienen márgenes consistentemente fuertes de alrededor del 70% deben ver un crecimiento constante en sus estados de pérdidas y ganancias. Si sus márgenes brutos son constantes, es probable que se trate de un error.
"Los beneficios brutos de la cuenta de resultados suben, bajan, suben y bajan en meses en los que sabes que has tenido un buen mes", explica Waddy. "Si de repente caes en territorio de pérdidas y te rascas la cabeza, confía en tu instinto. Tu contable está introduciendo mal las compras".
Cómo seguirlo: "En la práctica, abre tu archivo Xero ahora mismo y comprueba tu margen bruto", dice. "Si tu margen bruto fluctúa, tu COGS y tus compras se están introduciendo incorrectamente".
Si observas esta tendencia, habla con tu contable o jefe de finanzas para que puedan aclarar el error e introducir correctamente las compras.
Mantenga su negocio en perfecto funcionamiento, de modo que siempre esté preparado para la llegada de un socio o un posible comprador. Aunque no vendas, reforzarás tus finanzas para operar con más eficiencia y obtener márgenes más consistentes.
"Si estás sentado con un comprador potencial y le dices: 'Ah, sí, mi margen bruto suele ser del 55%, pero el mes pasado fue del 33%, pero no te preocupes. Eso se debe a algo que ha hecho John el contable', el comprador pierde la confianza", afirma Waddy. Este tipo de complejidades contables dificultan la visibilidad de lo que ocurre en la empresa. En su lugar, sea coherente en su contabilidad y eficiente en su gestión de tesorería, para estar bien preparado para el crecimiento.
Cómo seguir adelante: "Manténgase limpio; [mantenga] efectivo en el banco", dice Waddy, ofreciendo consejos sobre cómo hacerlo. "Tienes que tener suficiente efectivo, y tu COGS y márgenes tienen que ser consistentes". Realiza la diligencia debida en tu propio negocio, de modo que estés preparado para una venta si se produce. Entenderás mejor tu propio flujo de caja y descubrirás oportunidades de mejorar tus márgenes para poder crecer más rápido mientras tanto.
Una forma de solucionar los errores en la contabilidad es trabajar con un contable o responsable financiero con experiencia en comercio electrónico. También deberías buscar socios financieros con experiencia en comercio electrónico para asegurarte de que obtienes el máximo valor para tu marca.
"Tanto si [trabajas con] un director financiero o un director financiero interno, un director financiero subcontratado, un contable o un contable, tienen que tener experiencia en comercio electrónico", afirma Waddy. "Hay matices con las finanzas del comercio electrónico que simplemente no existen en otros negocios".
Esta es la mejor manera de evitar errores comunes en la contabilidad, como los picos y caídas en los estados de pérdidas y ganancias que hemos mencionado antes. Un director financiero o contable con experiencia en comercio electrónico entenderá los matices propios del comercio electrónico. Se asegurarán de que las compras se introducen correctamente, de que los márgenes son coherentes y de que se está avanzando hacia el crecimiento.
No busque sólo experiencia en comercio electrónico cuando se trate de sus finanzas internas. Los proveedores de financiación con experiencia en comercio electrónico sabrán cómo ver el sector y el lugar que ocupa tu empresa en él, lo que te proporcionará más valor y mejores condiciones que otros proveedores.
Cómo seguir adelante: "Tienes que conseguir un prestamista -un socio, en realidad- especializado en comercio electrónico", dice Waddy. "Los prestamistas tradicionales no quieren tocarte y, cuando lo hacen, las condiciones son astronómicas. He estado en esas condiciones con varios bancos y me han machacado con el tipo de interés. No creo que sea partidario de que nadie acepte dinero de una entidad que no entiende lo que estás haciendo".
En lugar de buscar financiación de un banco o un prestamista comercial que puede no tener el modelado o los antecedentes para evaluar adecuadamente el potencial de su empresa, pruebe con un proveedor de financiación basada en los ingresos como Wayflyer. Obtendrás un acceso rápido a los fondos y condiciones flexibles de envío, porque estamos profundamente arraigados en el mundo del comercio electrónico y queremos que los fundadores tengan éxito.
"Wayflyer es todo comercio electrónico", dice Waddy. "He estado en esa situación en la que he ido al banco y no me han entendido. Wayflyer es capaz de analizar los datos y considerarlos en su propia diligencia debida. ¿Es un buen minorista? Sí, podemos ver cómo nuestra financiación puede ayudarles a crecer'".
Deberías ser capaz de extraer efectivo para ti mismo y, aun así, dejar un colchón en el negocio para funcionar. La financiación externa suele ser una buena opción para ayudar a crear ese colchón. Pero no conviene recurrir a socios financieros cuando no se está preparado o se negocia desde una posición de debilidad.
"Buscar financiación en una posición de debilidad cuando ya es demasiado tarde significa regalar el capital a un tiburón", afirma Waddy. "Estás aceptando altos tipos de interés en cualquier préstamo que puedas conseguir. Pides prestado a amigos y familiares: lo he visto todo. Creo que hay que adelantarse a los acontecimientos. Y eso es el colchón de efectivo".
Aun así, no debería tener que dejar todo su dinero en su empresa para verla funcionar y crecer. En su lugar, puede recurrir a la financiación basada en los ingresos para financiar su inventario, por ejemplo, y tener más efectivo en el banco para poder retirar dinero cómodamente cuando lo necesite. Al fin y al cabo, en eso consiste emprender un negocio.
"Yo defendería absolutamente que un fundador dijera: 'Bueno, necesito sacar dinero para vivir'", dice Waddy. "Wayflyer puede entrar y ser ese colchón de efectivo para que los fundadores puedan sacar buen dinero de la empresa y mejorar sus vidas".
Obtenga más información sobre cómo las opciones de financiación flexibles de Wayflyer pueden ayudarle a financiar su ciclo de capital circulante y a crear un colchón de efectivo para su empresa de comercio electrónico.
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